L’entreprise Klaro, en constante expansion, a fait appel à Archibien pour concevoir l’aménagement de ses nouveaux bureaux. Au sein d’un local « brut de béton » spacieux, ils sont destinés à accueillir une équipe en croissance rapide. Le projet vise à créer un espace de travail collaboratif et modulable, où chaque zone répond aux besoins spécifiques des différents pôles. Open space structuré, grandes salles de réunion équipées, et espaces de convivialité ont été pensés pour conjuguer efficacité et bien-être au quotidien, tout en anticipant les évolutions futures de l’entreprise.
Dans une rue parisienne animée où se côtoient de nombreuses start-ups, Klaro a récemment pris possession de nouveaux locaux. Le défi était de taille : transformer un plateau brut en un lieu de travail structuré et accueillant, tout en anticipant l’évolution rapide de l’entreprise.
Pour relever ce défi, Klaro s’est tourné vers Archibien. L’étude de faisabilité menée a permis de définir un programme clair et de traduire les besoins de l’équipe en solutions concrètes.
Définir un programme clair pour l’aménagement de bureaux : besoins, usages et niveaux de finition
Avec une équipe en augmentation constante dans les mois à venir, il fallait concevoir des espaces capables de répondre à des usages multiples. Collaboration, réunions, détente, mais aussi accueil de freelances et de partenaires externes faisaient partie du programme donné.
Chaque projet d’aménagement commence par une étape fondamentale : dresser un état des lieux précis et définir un programme clair. Sans cela, impossible de penser un aménagement de bureaux fonctionnel.
Identifier les qualités et les défauts du bien
Les locaux existants offraient une belle surface dans un quartier parisien dynamique, marqué par la présence de nombreuses startups. Cet emplacement constituait déjà un atout pour l’image de l’entreprise et sa capacité à attirer des talents.
Mais le plateau présentait aussi ses limites : entièrement ouvert, il devait être réorganisé pour accueillir différents usages. Les contraintes techniques (réseaux, flux de circulation, accessibilité PMR) et les normes de sécurité imposaient également une réflexion rigoureuse dès le départ.
Définir les besoins et les usages
Avec une équipe de 20 collaborateurs et une projection à 30 personnes d’ici la fin de l’année, la société devait trouver un équilibre entre espaces collectifs et un autre plus intimistes.
L’office manager, en charge du projet, a identifié plusieurs priorités :
- optimiser les postes de travail pour une utilisation fluide,
- créer des salles de réunion adaptées à différents formats (formels et informels),
- intégrer des espaces de convivialité pour encourager les échanges,
- accueillir ponctuellement des freelances et partenaires externes.
Cette réflexion a permis d’ancrer le projet dans la réalité quotidienne de l’entreprise, en allant au-delà du simple « beau bureau » pour répondre à des usages concrets.
➡️ À suivre : Comment transformer la relation entre collaborateurs par un projet de rénovation de bureaux ?
Préciser le niveau de finition pour un aménagement de bureaux
Le projet devait aussi refléter l’image de Klaro : une entreprise digitale en pleine croissance, attentive à la fois à la productivité et au bien-être de ses équipes.
Cela s’est traduit par :
- un mobilier ergonomique, confortable et adapté aux nouvelles façons de travailler,
- des espaces conviviaux pour favoriser l’esprit d’équipe,
- une esthétique simple et soignée, cohérente avec l’identité de l’entreprise.
En définissant dès le départ ces objectifs clairs et mesurables, Archibien a pu bâtir une feuille de route précise pour l’étude autour de cet aménagement de bureaux professionnels, garantissant un projet réaliste et aligné avec les ambitions de Klaro.
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Être accompagné dans ses démarches pour travailler sur le space-planning de bureaux à Paris
1/ Pour transformer une vision en projet concret
Klaro a sollicité Archibien pour repenser l’organisation des espaces de travail dans ses futurs bureaux grâce à une approche de space planning. Cette méthode permet de maximiser l’usage des espaces tout en répondant aux besoins spécifiques des équipes, à travers une réflexion globale mêlant ergonomie, fonctionnalité et esthétique.
Le projet a débuté par une analyse détaillée de l’existant : prise de mesures précises, identification des contraintes techniques et réglementaires, ainsi que des flux de circulation. À partir de ces données, Archibien a conçu des plans au 1:50, détaillant chaque zone de travail, avec un zoning clair incluant les espaces collaboratifs, les salles de réunion et les espaces de détente.
2/ Pour comparer des scénarios d’aménagement de bureaux adaptés et les chiffrer
À travers cette démarche, Archibien a proposé plusieurs scénarios d’aménagement de bureaux professionnels adaptés aux besoins de l’équipe, en intégrant dès le départ les contraintes techniques et budgétaires.
Ces propositions ont permis à Klaro de comparer les différentes configurations possibles, qu’il s’agisse de l’organisation des open spaces, de la disposition des salles de réunion ou encore de la création d’espaces de convivialité modulables.
Aussi, cette étude pour l’optimisation des espaces de travail permet de faire chiffrer les travaux de manière réaliste, avec options ou non. Les financeurs, l’entreprise et/ou ses partenaires, ont en effet besoin de prendre des décisions sur des bases concrètes, afin de faire les bons choix.
3/ Pour anticiper les évolutions et garantir la flexibilité
L’objectif du space planning est d’assurer une optimisation des espaces en anticipant les évolutions de l’équipe et des besoins.
Par exemple, des solutions modulables ont été intégrées : des bureaux en « benchs » pour le travail collaboratif, une grande salle polyvalente pouvant accueillir jusqu’à 30 personnes, et des espaces de convivialité conçus pour favoriser les échanges informels.
4/ Pour poser les bases d’un projet de rénovation de bureaux réaliste
L’étude de faisabilité pour ces bureaux à Paris a également permis d’anticiper les évolutions futures de l’entreprise, en concevant des espaces flexibles capables de s’adapter à la croissance de l’équipe. Chaque scénario a été pensé pour optimiser les volumes, tout en garantissant une cohérence esthétique et fonctionnelle.
Avec cette approche structurée, Klaro a pu valider ses choix en toute sérénité, en disposant de toutes les données nécessaires pour passer à l’étape suivante. L’accompagnement d’Archibien a ainsi été déterminant pour poser les bases d’un projet à la fois ambitieux et réaliste.
👇 Ici, le premier scénario réalisé par Archibien👇
👇 Voici le scénario retenu, réalisé par Archibien et affiné avec le client :👇
Du premier scénario à la version finale : affiner le projet de rénovation de bureaux pour mieux répondre aux besoins
Comme dans tout projet d’aménagement, le premier scénario n’était qu’un point de départ. Archibien avait proposé une première organisation des espaces de travail, déjà optimisée et fonctionnelle.
Cependant, après échanges avec l’équipe de Klaro, certaines adaptations se sont révélées nécessaires :
- mieux équilibrer la taille des salles de réunion, en fonction des usages réels,
- renforcer les espaces de convivialité pour favoriser la cohésion,
- ajuster le positionnement de certains postes de travail pour fluidifier la circulation.
Ces ajustements ont donné naissance à une version 2 du plan, plus fine et plus adaptée aux pratiques quotidiennes des collaborateurs. Résultat : un aménagement qui ne se contente pas d’être fonctionnel, mais qui traduit aussi l’ADN et la manière de travailler de Klaro.
Les plans pour aménager le plateau de bureaux étaient accompagnés de moodboards pour que les décideurs puissent valider les choix jusque dans la décoration, en lien avec leur identité d’entreprise.
➡️ À suivre : Aménagement de bureaux : ou comment réinventer les espaces de travail…
Un aménagement de bureaux professionnels pensé pour allier fonctionnalité et convivialité
Une fois le scénario validé, l’aménagement final a été conçu pour répondre à deux exigences : optimiser le travail collectif tout en favorisant le bien-être au quotidien.
Des espaces de travail optimisés
L’open-space a été structuré de manière à éviter l’effet “plateau vide” typique des bureaux bruts. De grands bureaux en benchs ont été installés pour faciliter la collaboration et maximiser l’efficacité. Chaque pôle dispose de sa propre zone, tout en conservant une circulation fluide et intuitive.
Les salles de réunion, quant à elles, répondent à des usages variés :
- des espaces formels pour les rendez-vous clients et les échanges stratégiques,
- des espaces informels pensés pour les brainstormings ou les discussions plus libres. Toutes sont équipées en mobilier confortable et en outils multimédias adaptés à la visioconférence.
Des espaces de convivialité intégrés
L’entreprise souhaitait que ses bureaux soient aussi un lieu de vie. Archibien a donc conçu des zones qui favorisent la cohésion d’équipe :
- un coin salon avec fauteuils iconiques et canapés, pour souffler entre deux réunions,
- une cuisine aménagée pour des pauses agréables et partagées,
- une grande salle polyvalente, capable d’accueillir aussi bien des événements internes que des réunions élargies.
Un mobilier pensé sur-mesure
Pour compléter ces aménagements, Archibien a dessiné certains éléments architecturaux de mobilier sur-mesure, parfaitement adaptés aux contraintes et à l’esthétique des lieux. Ce choix a permis d’éviter des dépenses inutiles en mobiliers standards et de renforcer l’identité des espaces.
Répondre à des besoins précis pour l’aménagement de bureaux professionnels
Pour l’aménagement de ces bureaux, la priorité était d’installer de grandes tables capables d’accueillir plusieurs postes de travail tout en respectant les flux de circulation. Les dimensions standards du marché ne correspondaient pas aux besoins de l’équipe : trop petites pour le travail collaboratif, ou trop volumineuses pour s’intégrer harmonieusement dans le plateau.
Allier robustesse et esthétique pour une organisation des espaces de travail idéale
Archibien a donc conçu un mobilier sur-mesure combinant :
- un plan de travail en solid surface ultra résistant, capable de supporter un usage intensif,
- un panneau trois plis en épicéa assurant une structure solide,
- des pieds en acier noir qui apportent une touche sobre et contemporaine.
Au-delà de l’aspect pratique, ce mobilier sur-mesure contribue à l’image de Klaro. Il s’intègre parfaitement dans le projet d’aménagement global et évite de multiplier les références hétérogènes.
Résultat : un espace cohérent, fonctionnel et durable, pensé pour accompagner l’évolution de l’équipe dans le temps.
Combien coûte un projet de space planning avec Archibien ?
Derrière chaque aménagement réussi se cache une équation délicate : trouver le juste équilibre entre budget, délais et qualité. Le projet Klaro illustre bien cette logique.
Optimiser le budget et les délais dans un projet d’aménagement de bureaux
En choisissant le space planning, Klaro a pu limiter les dépenses liées aux travaux lourds. Le cloisonnement intérieur a été pensé de façon intelligente, permettant d’organiser les espaces sans recourir à de grosses interventions structurelles.
De plus, grâce au moodboard et à la shopping list fournis par Archibien, l’office manager a pu passer les commandes rapidement. En une seule journée d’installation, l’ensemble du mobilier était en place, permettant à l’équipe d’intégrer ses nouveaux locaux seulement quelques jours après la remise des clés.
Réduire les coûts liés aux imprévus
Un autre avantage de l’étude de faisabilité est d’anticiper les difficultés. En travaillant sur des plans précis et comparatifs, Klaro a évité les mauvaises surprises de dernière minute, qu’il s’agisse de surcoûts ou de retards.
Le mobilier sur-mesure conçu par Archibien a également permis d’adapter parfaitement les volumes, là où des solutions standards auraient pu générer des dépenses supplémentaires ou une perte d’efficacité.
Un investissement accessible et rentable pour sa rénovation de bureaux
Chez Archibien, un projet de space planning débute à 1500 € HT. Le budget exact varie en fonction de :
- la surface à traiter ;
- le relevé des cotes des dimensions de l’existant ;
- le niveau de personnalisation souhaité (mobilier sur-mesure, plans techniques, choix des matériaux) ;
Investir dans une étude de space planning pour l’optimisation et l’aménagement de ses bureaux professionnels, c’est avant tout se donner les moyens de :
- réduire les imprévus ;
- gagner en efficacité opérationnelle ;
- et garantir un aménagement aligné avec les besoins réels de l’entreprise.
Pour Klaro, chaque euro investi a permis de transformer un plateau brut en un espace vivant et fonctionnel, prêt à accompagner la croissance de l’équipe.
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© Photographies : Espaces3D
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